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東海大學國際職場實習發展中心--第一屆學海築夢實習成果-在樂觀中突破困境

在樂觀中突破困境

  • 單位 :
  • 分類 : 第一屆學海築夢實習成果
  • 點閱 : 172
  • 日期 : 2016-12-05

(義大利 百得公司實習生 徐同學)

百得公司在義大利佩魯賈的製造廠主要生產的是旗下另一品牌得偉(DeWALT)的研磨機與拋光機,公司主要分成四大部門,由業務部門接單,採購部門備妥原物料供應生管部門製造,最終由配銷中心來負責出貨。

我的工作是與供應商詢價(Request For Quotation, RFQ)。目前百得的供應商主要分布在義大利當地與中國大陸的蘇州,此工作內容主要在了解工作環境,彙總所需採購的物料與供應商的供貨時間外,我也要承辦基本的海運結關手續。百得主要合作的船運商(Forwarder),分別是信可(SCHENKER)與翰譽(FRANCOVAGO),依據船運商所發送的信件,檢核是否有預定貨品的發票憑證與裝箱單,檢核結果有的話,必需進入系統查詢相關資訊,回信給船運商;相對而言,若是沒有發票憑證與裝箱單,則必須再次與船運商確認。

Electronica 為Black and Decker 義大利廠的供應商,因應歐洲的金融風暴勢必要漲價,此問題將會造成百得公司下半年度的成本大幅度上漲,因此必須幫Electronica 尋找更便宜的供應商。而作為世界工廠的中國便是最好的選擇,Electronica 公司寄了一封mail 註名他的需求,下表就是他所需要的物品包括:DIODI, TRIAC, CIRCUITI STAMPATI, TRIMMER CERMET, CONDENSATORI 等等。但我沒有一項看得懂,因為這都是義大利文,該如何解決呢?

於是開始利用Google 翻譯,搭配Google Image 確認是否為Electronica 所需要的產品。翻譯後的表格如下,先轉換成英文,再翻成中文專有名詞。由於這些名稱非常籠統,並沒有詳細的規格,因此我們要協助Electronica 尋找其所適合的供應商。採購員完成當月份採購需求規劃後,進入SAP ERP 系統開始下採購單。所有貨品訂購完成必須開始規劃船運的安排,Black and Decker 主要分成兩種的運輸方式,一為散貨(Less-than-carload lot LCL),二為集裝箱(Full Container Load, FCL),兩者的差別在於能否將貨運裝滿。採購量不夠的話必須要採用LCL。數量足以裝滿一貨櫃,即採用FCL。每個月都一定不會有剛好的數量讓你裝,我必須要規劃最好的出貨方式;換句話說,就是要達到最低的船運成本。方法是計算體積容量(Volume inMC)單位採用平方米,價格(Price)與重量(Peso in KG),每一個20boxer
的集裝箱約可裝30 立方米的貨物。歐歐洲供應商的採購計畫屬於短期採購規劃,不需要排到2-3 個月份。運輸時間大約一星期就可以進入我們的倉庫,預測的數量也較為準確,即使發生產品質量問題,也可以在下星期請供應商重新出貨。我所負責的歐洲供應商如下包括ALTA, AVO Carbon Germany Gmbh, COMAREL LABORAT. MECC.DI PREC.SPA., DUCATI ENERGIA Spa 等等14 間國際知名廠商。

必須要跟生管詢問每月的生產計劃,在資料蒐集完成後,採購計劃的第一個步驟,是得到每月與每週的需求量。通常我們會透過SAP 系統匯出的資料,直接告訴我們建議的採購量,但是Buyer 不能完全相信這些數量,必須要判斷,來更改所需數量。

月需求計劃調整後,接著做週生產計劃(weekly schedule),安排各週需求量,每個月都要將所排好的計劃更新於SAP ERP 系統並且下採購單,才可確認採購訂單。在百得公司,採購人員如果購買到廢品,必須要填入CAP 表格,說明了採購時間點以及廢品所佔的百分比。將此份報告詢問供應商是否願意付費在公司內加工,或是重新再寄新產品,當然所有額外成本是要由供應商來付費。

國外實習生活體驗

義大利可以說是美食之都,義大利麵、比薩與香濃可口的義式咖啡都是具有代表義大利的食物。來到國外生活,第一步就是學習煮飯,因為價格較為低廉,也可以節省出外用餐的時間。除了週一到五的工作外,假日也有許多的教育課程,像是績效衡量與評估。在這邊上課都是要你發問,鼓勵你反駁老師教的內容,Prof.Taticchi 上課,從策略地圖一直上到永續經營發展,內容相當豐富且精采。上課的方式多是以分組討論進行,與台灣上課的感覺有很大的不同。透過最熱門的哈佛個案教學,讓
我更進一步了解每一堂課程。

義大利的假日生活就是去旅遊。來這兩個月,終於把所有景點都走過一遍。歐洲的文藝復興時代,令人驚艷,達文西,米開郎基羅與拉斐爾,藝術作品內的含意都是相當的深遠。為什麼這些人可以完成這些作品,讓人無法理解。這半年到歐洲各地去走走,認識各國的生活文化。隨著時間接近實習結束,慢慢可以理解到出國讀書的人有多麼辛苦,要獨立生活,會想家,想念台灣的食物。這次實習的最大收穫,就是得到了一個全新的想法,以前我很想去美國再唸一個博士,現在的我打消了這個念頭,我想要趕快去工作去上班,藉由實務經驗的學習再延伸到學術論文會更具有價值,才會更具雙方的價值。

義大利的實習生活長達五個多月。我從一位碩士畢業生變成一位具有實習經驗的採購人員。雖然在碩士班時也有與企業合作的經驗,但從未有這麼長的時間在一間公司工作。

我是工程學系畢業,沒有學過國際貿易與海運的知識。我會的是生產管理,但這又如何?我的Tutor 是學經濟的,他也是一位非常優秀的採購員。他從未上過任何一堂工業工程的課,採購生產計畫也一樣會排,也會使用SAP ERP 系統,甚至因為他有經濟系的背景,對於成本分析特別的拿手,讀什麼系我覺得差異並不
大,只要努力都可以學得會。

進一間公司就應該把不會的學會,工作很累、很忙,我也從不抱怨。因為我知道吃苦當吃補的道理。海外實習有語言溝通的障礙,要克服是必須要花一些時間,但我每天都一定會花些時間看看英文,聽聽義式英文,工作上是非常需要溝通,專案的成功,憑藉著溝通與不斷地改善,一定要保持樂觀進取的心。如果連熱忱都沒有,那上班一定會很痛苦。很多在台灣的同學都會說,在義大利上班一定很輕鬆,又可以常常出去玩。一開始真的是輕鬆,不過一旦工作蜜月期結束,就必須開始承受壓力。同事們不會把你再當作實習生,而把你當作同事。這半年,去了很多地方旅遊,認識到歐洲各地的民俗風情。我覺得旅行是為了釋放工作壓力,讓工作走更長遠的路,而不是來義大利實習的重心。最後要謝謝讓這計畫成真的所有老師以及提供生活開銷的爸爸媽媽。