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東海大學國際職場實習發展中心--實習培訓成果-學習溝通與應變的能力

學習溝通與應變的能力

  • 單位 :
  • 分類 : 實習培訓成果
  • 點閱 : 97
  • 日期 : 2016-12-01

(凱旋組小組長  李同學)

當大二上學期期末被提拔為小組長時,心情其實是很複雜又興奮的。一方面,我當時真的不清楚小組長的職務細節,也有點擔心自己能不能勝任小組長這個職位;另一方面,「努力得到肯定」的成就感。

而當我在跟著聖凱學長見習時,才慢慢體會到:原來當組長還真是不容易呀!光是要密切注意義工們表現就不簡單了,不但要每個月填寫義工評分表,也需要協助排義工班表,更要清楚各項工作內容與細節。

正式接手小組長職務已是大二下學期初了,最明顯的不同是信箱每天都會多出很多封信件,都是系上活動的消息和義工們需要注意的事項。此外,開學前就要協助義工排班,開學後又有義工組長會議(培訓營),需在會中提供自己組上的資訊,所以需事前蒐集資料。

在擔任組長的這一學期中,我發現最困難之處在於:如何順利並持續地聯繫各組員!因為大家收信的時間和頻率不同,再加上信箱常有漏信的情況,所以常常會資訊不對稱現象。這個時候,就是小組長要發揮小組長職責的時候了!組長必須要想辦法聯絡組員並確實將新資訊送達他們手上,像是打電話、寄信、在簽到本上留字條,甚至請同學轉交訊息、到班上傳遞資訊等,都是常見的方式。所以,對我而言,當上組長最大的挑戰就是該如何確實傳達應該傳達的資訊!

另外,組長也需要定期清掃工具間,並補充工具間中不足之資源。不過,擔任組長也讓我學到很多。除了該如何將身邊原有的資源效益應用到最大值,最大的好處就是從中慢慢學習如何帶起一個團體和如何隨機應變!像是要協助活動時,面對不同的外校人士的各種問題該有如何的反應,都讓我增加不少溝通與應變能力。還有該如何讓一個團隊維持適當的互動,也加強了我的領導能力。

與人溝通最關鍵的重點在於:要準確並清楚的表達出想表達的事物,然後,才能和其他人交換並統合各自的意見。舉例來說:學生們都會想問老師該如何做報告,這時候,問老師:「期待看見我們呈現一份怎麼樣的報告」與問老師:「該怎麼做報告」,前者的問法會比較精確並且比較能得到期望中較具體的答案。這種溝通技巧是可以在平時與助教、與老師、與同學間的互動交流中去訓練,而當組長能有更多機會和不同的人接觸且交流。

應變能力能從當義工的接電話工作開始訓練,而後,當要辦活動或是面對一些突發狀況時,才能迅速反應並做出正確的判斷。

總而言之,擔任組長是我在大學生涯中第一件嘗試的事情,讓我成長許多,也期許自己能夠做到盡善盡美,盡我所能地去將該做的事情完成。